Wie verarbeitet Photo Dose Ihre persönlichen Daten?

 

Liebe Kundinnen und Kunden,

aufgrund der am 25. Mai 2018 in Kraft tretenden DatenschutzGrundverordnung (DSGVO) möchten wir ihnen hier möglichst transparent den Weg ihrer Daten zu uns ins Labor schildern und was bei uns damit passiert:

 

1.Erzeugung einer Bestellung

a.) Bestellung mittels Software

Sie erstellen mittels unserer Bestellsoftware für Windows, unserer Mac Bestellsoftware oder direkt über unsere Internet-Seite www.photodose.de ihr gewünschtes Produkt. Dies kann zunächst ohne die Eingabe ihrer persönlichen Daten geschehen. Wenn sie aber eine Bestellung generieren wollen, benötigen wir ihre persönlichen Daten wie Vor-und Nachname sowie ihre Postanschrift, um sie als Kunden anlegen zu können und eine Adresse für den Versand zu erhalten. Je nach Zahlungmethode werden auch ihre Bankdaten oder Kreditkarten-Daten benötigt.

WICHTIG! Sämtliche Datenkommunikation mit uns oder unseren Dienstleistern läuft über eine verschlüsselte Verbindung!

b.) Alternative Bestell-Varianten

Wenn Sie uns ihren Auftrag mittels

  • mobilem Datenträger wie USB-Stick, DVD oder mobiler Festplatte zukommen lassen
  • oder uns einen Download über Plattformen wie WeTransfer oder DropBox ermöglichen
  • bzw. per Mail Bilder an uns senden

Speichern wir ihre Daten in unserem internen Netzwerk, dass per Firewall von Zugriffen von Außen geschützt wird. Wir haben auf unseren Servern definierte Speicherorte, wo solch manuell erstellten Aufträge für die produzierten Abteilungen hinterlegt werden (passwortgeschützt) und von dort auch gelöscht werden, wenn der Auftrag erfolgreich abgeschlossen wurde.

 

2. Datentransfer der Bestellung über das Internet

Die Bilder und Texte, die in ihrem Fotoprodukt eingebunden sind, müssen an unser Labor übertragen werden. Die Varianten der Bestell-Software und die Server für den Empfang der Daten werden von unserem langjährigen Dienstleister iplabs gmbh, Schwertberger Str. 14, 53177 Bonn  zur Verfügung gestellt. Von diesen Servern lädt sich das photo dose labor mittels einer Spezialsoftware die einzelnen Aufträge auf lokale Server herunter, die bei uns im Labor in Bremen stehen. Die dafür benötigte Internet-Verbindung wird uns von der Firma Bremen Briteline GmbH, Wiener Str. 5, 28359 Bremen zur Verfügung gestellt.

 

3. Verarbeitung ihrer Daten im Labor

Nach der Ankunft ihres Datensatzes im Labor wird dieser produktabhängig und automatisch in das gewünschte Ausgabeformat (z.B. pdf oder jpeg) umgewandelt. Im nächsten Schritt werden diese Daten dann an die produzierenden Abteilungen / Maschinen übertragen und ausgedruckt.

WICHTIG! Allen Mitarbeitern im Labor ist stets bewusst, dass wir mit sehr persönlichen Daten arbeiten. Bei der Art der Produkte kommen wir um eine kurze Betrachtung mancher Motive z.B. auf einer Leinwand nicht herum. Der Großteil der Kundenbilder wird aber stapelweise absortiert und unmittelbar in die Versandverpackung gesteckt. 

 

4. Verpackung und Versand  ihrer Bilder

Nach der Fertigstellung des jeweiligen Fotoprodukts unterlaufen diese noch einer Qualitätskontrolle, um ihnen ein mängelfreies Produkt zur Verfügung zu stellen – hierbei werden z.B. alle Buchseiten kurz einzeln gesichtet und es wird nach Resten von Klebern oder Druckflecken gesucht. Im Anschluss werden die Produkte fachgerecht verpackt. Dann wird eine Rechnung erstellt mit ihrer registrierten Anschrift und ihrem Namen und der Ware beigelegt. Ihre Adresse wird ebenfalls für das Versand-Etikett genutzt. Wir übergeben Versandware ein bis zweimal am Tag der DHL / Deutsche Post und gelegentlich UPS.

 

5. Löschen ihrer Daten nach dem Versand ihrer Bestellung

Das Löschen ihrer Bilddaten erfolgt binnen einer Frist von 14 Tagen, da wir sicher gehen müssen, dass sie die Sendung auch erreicht hat und im Reklamations- oder Neuproduktionsfall ihnen ein erneutes Übertragen der Daten erspart bleibt. Ihre Adressdaten, mit denen sie bei uns registriert sind, bleiben längerfristig gespeichert, um ihre Bestellungen schnell nachvollziehen zu können und um bei Nachfragen zu Aufträgen gezielt antworten zu können. Wenn Sie dies nicht möchten, kontaktieren sie uns bitte.

Bei Bestellungen, die über Datenträger an uns übermittelt werden, erfolgt entweder eine Zerstörung (Schreddern bei CD/DVD) oder eine Rücksendung mit dem Auftrag (z.B. USB-Sticks oder Festplatten).

 

6. Weitergabe persönlicher Daten bei Zahlungsverzug

Im Falle eines Zahlungsverzuges trotz mehrfachem schriftlichen Abmahnens (hierfür nutzen wir ihre Adresse) leiten wir die notwendigen Rechnungsdaten an die Firma Creditreform Bremen Dahlke KG, Contrescarpe 17, 28203 Bremen weiter,  die mit der weiteren Einforderung des offenen Betrages von uns beauftragt ist.

 

7. Produzierter Ausschuss / Mangelhafte Ware

Wie in jedem anderen Labor entstehen auch bei uns fehlerhafte Produkte. Diese enthalten ihr Bildmaterial. Dieses wird von uns in einem verschlossenen Spezial-Container fachgerecht entsorgt über die Firma Becker&Brügesch, Warturmer Heerstraße 120, 28197 Bremen. 

 

8. Unser Versprechen zur Sicherheit ihrer Daten

Allen Mitarbeitern ist bewusst, dass wir mit sehr persönlichen Daten arbeiten und jeder Mitarbeiter unterzeichnet mit seinem Vertrag eine Erklärung zum Datenschutz, die den missbräuchlichen Umgang mit Kundendaten unter Strafe stellt. Daten, die wir nicht mehr benötigen bzw. wo der Bestellprozess erfolgreich beendet wurde, werden regelmäßig und binnen kurzer Frist gelöscht und automatisch von den Server-Systemen unseres Dienstleisters dauerhaft entfernt.

 

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz und Umgang mit ihren persönlichen Daten bei Photo Dose haben, kontaktieren sie uns unter 0421-2433-140 (mo-fr, 9 bis 17 Uhr) oder direkt per Email unter datenschutz@photodose.de

 

Ihr Team von Photo Dose

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